FAQs Datenschutz

Was sind Personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten ist alles was eine natürliche Person identifizieren kann. D.h. nicht nur Stammdaten oder Fotos vom Kopfbereich, sondern auch andere Merkmale an denen Personen ggf. eindeutig identifizierbar wären (Bsp.: besondere Kleidung, Frisur, Tätowierungen, etc.)

Wer speichert Personenbezogene Daten?
Im Verein ist das nicht zwingend nur die Geschäftsstelle. Auch Spartenleiter die Teilnehmerlisten oder Newsletter-Verteiler haben oder Fotografen die Fotos von Teilnehmern speichern. Jeder der im Namen des Vereins Daten verwaltet unterliegt der DS-GVO.

Was muss ich beachten wenn ich ein Amt aufgebe?
Legt ein ehrenamtlicher Mitarbeiter seine Aufgabe nieder oder wird nicht neu gewählt oder endet das Angestelltenverhältnis (egal ob Haupt- oder Ehrenamt) müssen sämtliche Personenbezogenen Daten über welche die betreffende Person verfügte an den Verein zurückgegeben oder nachweislich vernichtet werden.

Wie lange dürfen/müssen Personenbezogene Daten gespeichert werden?
Grundsätzlich müssen Daten sobald der Zugrunde liegende Zweck vorbei ist (z.B. ein Turnier) gelöscht werden. Ausnahmen bilden Daten die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen um etwaige Ansprüche klären zu können. In diesem Fall beträgt die Aufbewahrungsfrist drei Jahre.

Über welche Medien darf kommuniziert werden?
Grundsätzlich ist man in der Wahl des Mediums frei. Allerdings gilt bei E-Mails zu beachten, dass Empfänger IMMER in Blindkopie gesetzt werden müssen, damit keine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt. Sollten Gruppen in Messengerdiensten wie Whatsapp o.ä. erstellt werden, so sind die Teilnehmer vorher nach der Erlaubnis zur Aufnahme in die Gruppe zu fragen.

Generell gilt: werden Daten (auch Fotos) über jedwede Medien verteilt, so müssen die Betreffenden Personen gemäß der geltenden DS-GVO über die Datenübermittlung informiert worden sein, bzw. zugestimmt haben.

Zudem gilt: es dürfen keine Daten veröffentlicht werden die für den Vereinszweck unerheblich oder diffamierend sein könnten (z.B.: Hochzeit, Vereinsstrafen, Hausverbote, etc.)

Welche Inhalte dürfen kommuniziert werden?
Alles was relevant für die Arbeit des Vereins ist darf kommuniziert werden. Allerdings muss geprüft werden, dass keine Bewerbung fremder Leistungen vorliegt. Das wäre wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb und müsste entsprechend bezahlt und versteuert werden (Bsp.: Bewerbung neuer Kooperationen mit Nennung des Partners, Logo und Konditionen). Eine passive Bewerbung der Partner über die Homepage ist möglich (KEINE aktive Verlinkung). In einem Newsletter darf lediglich der Verweis auf die Homepage stehen, aber keine aktive Bewerbung der Partner.